Urlop na żądanie- co to jest? Czy wymaga zgody pracodawcy?

We wpisie dotyczącym podstawowych informacji o urlopie wspominałam, że ze znajomością praw pracowniczych bywa różnie. I to zarówno wśród pracowników, jak i wśród pracodawców. Dlatego pomyślałam, że warto kwestie związane z prawem pracy poruszać częściej na blogu. Dziś o tym, czym jest urlop na żądanie, jakie są zasady jego udzielania, w jakim wymiarze przysługuje, czy wymaga zgody pracodawcy i czy pracodawca może odmówić jego udzielenia.

Wpisów związanych z prawem pracy będzie więcej, więc jeżeli masz ochotę, to zachęcam Cię do zaobserwowania mojego fanpage’a na Facebooku, mojego konta na Instagramie oraz do subskrypcji mojego newslettera. Tam zawsze pojawiają się informacje o najnowszych wpisach.

Urlop na żądanie- co to takiego?

Czym jest urlop na żądanie? Jak sama nazwa wskazuje, jest to taki urlop, którego pracodawca, jest zobowiązany udzielić pracownikowi na jego żądanie oraz w terminie przez niego wskazanym.

Urlop na żądanie został wprowadzony do Kodeksu Pracy na mocy ustawy nowelizującej z 2002 roku ( która zaczęła obowiązywać od stycznia 2003 roku). Urlop na żądanie daje pracownikowi możliwość wzięcia wolnego, bez wcześniejszego uwzględniania tego w planie urlopów, czy bez indywidualnego uzgadniania terminu tego urlopu z pracodawcą, jak również bez tłumaczenia przyczyny nagłej potrzeby wolnego dnia ( bądź dni).

Jak zgłosić pracodawcy urlop na żądanie

Kodeks Pracy nie wymaga zachowania żadnej szczególnej formy zgłoszenia żądania udzielenia urlopu, przewiduje jednak termin dla jego zgłoszenia. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

Forma zgłoszenia żądania

Brak przewidzianej szczególnej formy oznacza, że pracownik może zgłosić żądanie, co do zasady, w dowolny sposób. Wniosek może być zgłoszony po prostu ustnie, telefonicznie czy np. SMS-em albo faksem. Co ważne, pracodawca nie może wymagać od pracownika  np. formalnego, pisemnego wniosku o urlop na żądanie. Takie wymagania, jako mniej korzystne niż te zawarte w kodeksie, należałoby uznać za nieważne.

„Praktyka potwierdzania przez pracownika wzięcia urlopu na żądanie po powrocie z niego w formie pisemnej (wniosku), elektronicznej (w rejestrze czasu pracy) i formalne zgłaszanie tego faktu raz jeszcze w kadrach jest nieprawidłowa, a tak przyjęty zwyczaj nie stanowi źródła prawa pracy. Pracodawca nie może prawnie wymagać od pracownika niczego ponad obowiązki wynikające z prawa pracy, jak też doprowadzić do ukształtowania umownego stosunku pracy w sposób mniej korzystny niż określony regułami Kodeksu pracy, co wynika wprost z treści art. 9 KP.” (Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie
z dnia 27 stycznia 2015 r. sygnatura akt : III APo 5/14 )

Wiadomo, że zawsze bezpieczniej jest takie żądanie wystosować w sposób, który możemy udowodnić, w razie jakiejkolwiek sytuacji spornej. Przy składaniu wniosku kierujmy się również zdrowym rozsądkiem – jeżeli wiemy, że nasz pracodawca sprawdza skrzynkę mailową raz w miesiącu, to nie przesyłajmy mu wniosku o urlop na żądanie tą drogą. Wiadomo, że takie żądanie nie dotrze do pracodawcy.

Czas zgłoszenia urlopu na żądanie

Jeżeli chodzi o czas zgłoszenia żądania urlopu w opisywanym trybie, to przepisy wymagają, żeby pracownik zgłosił żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.

To pojęcie „w dniu”, bywa interpretowane różnie. Niektórzy uważają, że wystarczy zgłoszenie „do końca tego dnia”, ale ja takiej interpretacji nie polecam. Przyjąć należy, że taki wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinno się złożyć do chwili, w której pracownik rozpoczynałby pracę w danym dniu.  Jeżeli rozpoczynam pracę w poniedziałek o 8 rano, to żądanie urlopu powinnam zgłosić właśnie do poniedziałku, do 8 rano. Oczywiście za dobrą praktykę należy uznać zgłaszanie tego typu urlopu w miarę możliwości wcześnie.

Warto też pamiętać o tym, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pracodawca, np. w regulaminie pracy ustalił późniejszy termin zgłoszenia takiego wniosku. Takie zastrzeżenia są dopuszczalne, jako bardziej korzystne dla pracownika. Niedopuszczalna jest natomiast sytuacja odwrotna. Pracodawca nie może wymagać od pracownika, żeby żądanie urlopu zgłaszał wcześniej niż wymagają tego przepisy Kodeksu Pracy.

„1. Wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” (art. 167[2] KP) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

2. Regulamin pracy albo przyjęta u pracodawcy praktyka zakładowa (zwyczaj) mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu „na żądanie”.  (Wyrok Sądu Najwyższego
z dnia 15 listopada 2006 r. I PK 128/06)

Wymiar urlopu na żądanie – czy jest to dodatkowy urlop?

Jeżeli chodzi o wymiar urlopu na żądanie, to pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi nie więcej niż 4 dni urlopu w tym trybie, w każdym roku kalendarzowym. Pamiętajmy, że te 4 dni wykorzystujemy „z puli” urlopu wypoczynkowego. Nie jest to zatem jakiś dodatkowy extra urlop przysługujący nam obok tych 26, bądź 20 dni.

Pracownik może wykorzystać cztery dni urlopu na żądanie jednorazowo, może wykorzystać cztery razy po jednym dniu, albo wykorzystać je jeszcze w innej konfiguracji.

Warto pamiętać również o tym, że pracownik może nie skorzystać z trybu urlopu na żądanie, w danym roku, w ogóle. Jeżeli pracownik w danym roku nie skorzysta z urlopu na żądanie, to nie jest tak, że w następnym roku będzie miał tego urlopu, na żądanie, więcej. Po prostu niewykorzystany urlop stanie się zwykłym urlopem zaległym.

Czy przy urlopie na żądanie jest wymagana zgoda pracodawcy?

Kwestią bardzo ciekawą, jeżeli chodzi o tryb udzielania urlopu na żądanie jest to, czy wystarczy poinformowanie pracodawcy o tym, że w danym dniu nie przychodzimy do pracy, czy też wymagana jest tutaj zgoda pracodawcy.

Najnowsze orzecznictwo sądowe skłania się ku temu, że na wykorzystani urlopu na żądanie konieczna jest zgoda pracodawcy. Zgodnie z przepisami, wymagane jest, aby pracodawca udzielił pracownikowi tegoż urlopu, a zatem nie może być tak, że urlop ten wykorzystany zostanie w sposób samowolny.

„Każdy urlop, także tzw. urlop na żądanie, może być rozpoczęty wówczas, gdy istnieje w tym zakresie pozytywna decyzja pracodawcy, zakomunikowana pracownikowi. Do wykorzystania urlopu z art. 167[2] KP nie uprawnia zatem pracownika samo złożenie przez niego wniosku (żądania), a samo zawiadomienie pracodawcy o rozpoczęciu urlopu nie stanowi podstawy do zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy.” ( Wyrok Sądu Najwyższego z dnia z dnia 7 listopada 2013 r.
sygnatura : SNO 29/13)

Czy pracodawca może odmówić udzielenia zgody?

Kolejną bardzo ważną kwestią jest to, czy pracodawca może odmówić pracownikowi udzielenia urlopu na żądanie. Przepisy wskazują jasno, że pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym (art. 167² Kodeksu Pracy). Zasadą jest zatem obowiązek wyrażenia zgody przez pracodawcę.

Ale jak to w prawie bywa, od każdej zasady można znaleźć wyjątki. W orzecznictwie przyjmuje się, że może zdarzyć się tak, że pracodawca odmówi udzielenia urlopu na żądanie, w razie wystąpienia szczególnych okoliczności przemawiających za taką odmową. Ale należy pamiętać o tym, że to będą naprawdę wyjątkowe sytuacje. Zasadą jest jednak obowiązek pracodawcy udzielenia urlopu na żądanie, w przeciwnym razie, ta regulacja nie miałaby większego sensu.

„2. Obowiązek udzielenia pracownikowi „urlopu na żądanie” na podstawie art. 167[2] KP nie oznacza bezwzględnego charakteru tego obowiązku. Pracodawca może bowiem odmówić udzielenia takiego urlopu ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że zasługujący na ochronę wyjątkowy interes pracodawcy wymagałby obecności danego pracownika w pracy w okresie określonym w żądaniu udzielenia urlopu.

3. Jeżeli pracodawca odmawiający udzielenia urlopu nie podał żadnych szczególnych okoliczności uzasadniających odmowę udzielenia „urlopu na żądanie” (art. 167[2] KP) i urlopu zaległego (art. 168 KP), to przyjąć należy, iż mimo nieudzielenia obwinionej obu tych postaci urlopu, jej nieobecność na stanowisku pracy należy jednak ocenić jako usprawiedliwioną.” ( Wyrok Sądu Najwyższego z dnia z dnia 7 listopada 2013 r. sygnatura : SNO 29/13)

Mam nadzieję, że ten wpis okazał się ciekawy i przydatny. Zawsze warto znać te przepisy prawa, które mogą nas potencjalnie dotyczyć. Znajomość prawa pracy przyda się zarówno pracodawcy, jak i pracownikowi. Jeżeli jest jakieś zagadnienie z prawa pracy, które Cię interesuje – daj mi o tym znać w komentarzu! W miarę możliwości postaram się przygotować wpis na ten temat.